Eventos Smart: Una jornada en Milán sobre Eventos Sostenibles

Formación sobre eventos sostenibles y aplicación de la norma ISO 20121

Eventos Smart – Eventos Sostenibles. Milán

De vuelta de la pausa veraniega he dejado pendiente hablaros de un acto al que asistí el pasado 17 de julio sobre eventos sostenibles con una orientación eminentemente práctica y que resultó interesantísimo, sin fecha de caducidad, por lo que, aunque ha pasado algo de tiempo, no puedo dejar de contároslo

Primero la sede: OPEN MORE THAN BOOKS. Un lugar de encuentro, de coworking, en el que se preparan cursos, eventos y actividades que dan cabida a nuevas tendencias artísticas, culturales, de management, tecnológicas… con un aire fresco y una mente realmente abierta.

La organización: ICIM fue la empresa promotora de este evento. ICIM , cuya web os recomiendo que veáis (está también en español), se dedica a servicios de certificación y su equipo se volcó en que todos encontráramos lo que buscábamos. Disponibles, atentos, proporcionando informaciones prácticas y concretas sobre cómo trabajan. Se hicieron cargo además de dos ponencias valiosísimas para hablar de la sostenibilidad y para situar en contexto la norma ISO 20121.

Una, a cargo de Paolo Gianoglio, bajo el título SOSTENIBILIDAD: ¿FORMA O SUSTANCIA?, en la que subrayaba palabras y actitudes claves para alcanzar una verdadera sostenibilidad, como integridad, inclusividad, responsabilidad, fiabilidad… y sometidas a un razonamiento sistemático. Su ponencia acabó con la cita del libro VIII del tratado de Metafísica de Aristóteles, muy, muy acertado.

La otra, realizada por Federico Pasqui: La 20121 COMO INSTRUMENTO Y GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO SOSTENIBLE. En ella, además de algunas definiciones que ya conocéis, bajo el método PDCA (Plan-Do-Check-Act) facilitó una completa guía para identificar y valorar distintos aspectos del desarrollo sostenible y explicó el proceso y las fases de la certificación, ilustrándolos con eventos ya certificados, haciendo hincapié en la preparación de la documentación y en la claridad de los objetivos que se quieren alcanzar.

En aquel momento estaban además inmersos en el proceso de certificación del Mundial de Remo Sub 23 que se celebró en Varese del 22-24 de julio, y que ha sido un éxito desde el punto de vista deportivo y desde el punto de vista sostenible, en el que han colaborado la Administración, ICIM y 6D Visión, agencia de la que os hablaré más adelante.

De hecho, luego intervino la Responsable de Comunicación del Mundial de Remo para hablarnos de cómo se había planteado “la necesidad” de certificar el evento bajo la norma ISO 20121, cuáles eran sus objetivos, qué dificultades se encontraban, los números, los cálculos, los retos…para dar paso a después a 6D Visión Italia, que completó la información sobre el evento y su proceso de certificación. Como dos caras de la misma moneda, tuvimos la oportunidad de entender las sinergías y divergencias de quién solicita y por qué solicita, y de quien a pie de campo, lo trabaja. Tandem perfecto.

Pero 6D no se limitó al mundial, qué va, con una intervención completísima y que no tuvo desperdicio, hizo un recorrido desde lo que significa la sostenibilidad en el sector de los eventos a cómo realmente se lleva a cabo una certificación ISO 20121. Fue tan ilustrativa que merece un post aparte para poder facilitaros toda la información, mientras os dejo un video con su interpretación de la sostenibilidad (subt. al español para que no os perdáis nada).

Otra intervención práctica y fantástica fue la de la empresa DOMOTECNICA a cargo de su Directora de Marketing y Comunicación, Tatiana Pagotto

Domotecnica es la primera empresa que ha certificado en Italia todos sus eventos, más de 460 al año, comprendiendo desde reuniones de una jornada para 30 asistentes a su Congreso, en el que se concentran más de 1600 asistentes durante dos días en un ambiente sostenible

En el video de su Congreso de 2013 (el del 2014 se celebrará en unos días en Turín acogiendo además el de movilidad sostenible y adquisiciones ecológicas) podréis ver que todo está construido a base de cartón, algodón y madera y el resultado no es ni triste, ni gris, ni pobre, ni emplea más presupuesto que cualquier convención de estas características.

Además, de acuerdo a su principio de coherencia y trasparencia, basta registrarse para poder asistir y conocer de primera mano sus compromisos.

A todos quisiera además agradecerles personalmente su disponibilidad, la prontitud con la que me enviaron sus videos y el permiso para utilizarlos, las presentaciones, las ganas de colaborar y… su paciencia con mi italiano!

Definitivamente Milán apuesta por la sostenibilidad en los eventos, no sólo con la Expo y no sólo con grandes acontecimientos deportivos, musicales, sino cada vez más con las empresas, sin perder ni una pizca del característico style (cuidadísimo e increíblemente creativo) que contiene su ADN.

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Marketing, Relaciones Públicas y la Sostenibilidad en los eventos

LA EVOLUCIÓN LÓGICA DEL MARKETING A LOS EVENTOS SOSTENIBLES

Sobre Marketing

Imagen tomada del blog Marketing para emprendedores

No nos compliquemos, vamos a ser prácticos y a establecer un punto de partida que nos permita  establecer metas y trazar un camino sin perdernos en divagaciones que pueden resultar interesantísimas y muy productivas pero en las siguientes fases. No se puede empezar la casa por el tejado. 

El Marketing

Hay tres slogans que definen perfectamente la evolución de la definición del Marketing:

1- TO MARKET : el Mk pensado para colocar los productos en el mercado. El producto es el centro. Entre oferta y demanda, la oferta es la reina porque no hay casi competencia.

2- MARKET (ING) TO: el Mk se concibe para estimular la demanda. El cliente debe ser satisfecho y el mercado se convierte en el nuevo centro de atención, el primer puesto pasa a la demanda que es inferior a la oferta. 

3- MARKET (ING) WITH: el cliente es el centro, no se le considera una variable externa sino que contribuye a la creación de la oferta. No sólo eso, sino que se amplia el concepto de cliente a todos los grupos de interés implicados (stakeholders) en la empresa.

David Packard (de HP) convirtió en aforismo su famosa cita “el Mk es demasiado importante para dejarlo en manos del departamento de Marketing” y es verdad, porque ya no se trata sólo de investigar y crear acciones basadas en las 4P (producto, precio, promoción, punto de venta) sino de crear valor. Ser el agente activo de los valores de la empresa. ¿La herramienta más eficaz? Las Relaciones Públicas

Las Relaciones Públicas

Etiqueta tomada de la agencia Yankee Public Relations

Etiqueta tomada de la agencia Yankee Public Relations

Estamos de acuerdo en que el cliente es nuestro eje principal, así que escucharlo, hacer de él un partner y establecer un diálogo constante, nos permitirá conocer sus necesidades, sus deseos, su posicionamiento respecto a lo que les ofrecemos o incluso sorprenderlo. Steve Jobs fue capaz de descubrirnos un mundo con necesidades que ni siquiera éramos capaces de materializar antes de que él nos las ofreciera. 

Las Relaciones Públicas en la empresa son fundamentales para crear una imagen que perdure en el tiempo identificándola, distinguiéndola. Su objetivo principal es proyectar sus valores y sus objetivos, a todos, esto es, comprendiendo todas las interacciones sociales que afectan a la organización, abarcando desde los intereses mediáticos a sus propios empleados, de inversores a autoridades, comunicando, porque hoy lo que no se comunica, no existe. 

La Sostenibilidad en los eventos empresariales

Imagen del Festpielhaus

Imagen del Festpielhaus

Actualmente el cliente, que no es tonto, en un mundo saturado y en crisis, está demandando algo más que un producto o servicio, está demandando sentirse mejor, ¿cómo?, siendo partícipe de un valor superior, el contribuir a dejar un legado positivo. Demanda trasparencia, coherencia, responsabilidad, sostenibilidad en sus tres vertientes: medioambiental, social y económica. 

Así cobra fuerza la dimensión ética y social de la marca, no todo vale. 

Si conjugamos que el contacto físico es una necesidad inherente del ser humano y provoca una mayor emotividad que repercute en el recuerdo, con que la reputación se construye con acciones, los eventos empresariales cobran cada vez mayor importancia. Tienen que proyectarse destilando los valores que queremos que se asocien a nuestra marca y comunicarlos, haciéndolos muy visibles. Por eso llevar la sostenibilidad a los eventos es una evolución lógica y natural, y su trascendencia mayor de lo que se puede pensar. 

ANALIZAR + FIJAR OBJETIVOS + PROYECTAR + RESOLVER + MONITORIZAR + MEJORAR  y  en cada fase COMUNICAR e INVOLUCRAR. 

Siendo sostenibles ganamos todos. 

 

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ISO 20121 + Summit en Milán = Ejemplo perfecto de evento sostenible

Imagen que ha servido para la difusión del I Summit de Directores de Comunicación de Italia

Imagen de la convocatoria del evento

La ISO 20121, el estándar sobre gestión de eventos sostenibles, vio la luz el año pasado para certificar nada menos que los Juegos Olímpicos, es decir, un evento global cuya planificación y ejecución no tiene nada que ver con la estrategia habitual de actos de RR PP de las empresas.

Sin embargo, el espíritu de esta norma desde su concepción ha sido facilitar un sistema práctico y eficaz que permita que cualquier evento, independientemente de su naturaleza o alcance, pueda responder a criterios de sostenibilidad medio-ambiental, social y económica, alineándose con valores de responsabilidad beneficiosos para todos.

Todavía no hay muchos ejemplos de certificaciones concedidas: algunas sedes (estádios como el de Manchester o el Millennium en Cardiff) algunas conferencias internacionales (como Women in Green Forum Sustainable Event Practices) alguna agencia de arquitectura (como Gridalab en Italia), algún hotel (Plaza Athénée Bangkok…) pero hasta ahora no sabía de ninguna que correspondiera a un evento puntual organizado por profesionales y sin vocación internacional, vamos el correspondiente al que muchísimas marcas proyectan en sus estrategias de fidelización y RR PP. A este respecto el I Summit de Directores de Comunicación, celebrado en Milán el pasado 11 de julio, es el primero en muchos aspectos y sobre todo en lo relativo a la consecución de la certificación ISO 20121.

En este video, publicado en la Newsletter de Eventi Sostenibili, que se ha ocupado de difundir el acto desde su inicio, se resume cómo ha sido el evento, cómo se ha gestionado e, incluso, un ROI básico. Merece la pena verlo, muestra sencilla pero de forma completa cómo han adquirido esta certificación apoyándose en los profesionales de Punto 3, sin que nos hablen de procesos carísimos o encajes de bolillo. Todo es mucho más natural y está mucho más al alcance de lo que en principio parece.

Ahora sólo queda convencer a las marcas de que si cuentan con los profesionales adecuados, formados en eventos y en sostenibilidad, sus estrategias de RR PP ganarán en eficacia, en valores, en ajustes presupuestarios… podrán ofrecer más. Además, la importancia de la certificación será creciente, entre otras cosas, por su reconocimiento internacional, porque garantiza una forma de gestionar, porque añade trasparencia y por tanto credibilidad, y no olvidemos que los eventos corporativos se realizan para crear o afianzar los lazos entre grupos de interés y marcas o productos, es decir, generar confianza es fundamental.

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Eventos Sostenibles por tí, por mí, por todos

Pantalla planta y reflejo de la naturalezaDurante las últimas semanas he acudido a varios eventos ligados por contenido o contexto al concepto de sostenibilidad que, de verdad, va calando en todos los sectores, aunque paradójicamente no en todas las actividades que desarrollan, y lo digo expresamente por sus políticas de Marketing y sus estrategias de Relaciones Públicas corporativas.

Cada uno de los actos en los que he tenido el privilegio de estar, puesto que han sido interesantísimos, he tenido la oportunidad de escuchar a profesionales preparados, preocupados, concienciados y además con capacidad para cambiar actitudes, para influir y para activar, no se puede pedir más, auténticos números 1, TODOS. Por otro lado, los eventos se han llevado a cabo con una profesionalidad exquisita, dicho sinceramente porque de eso entiendo, pero ahí va lo triste: no entiendo porqué se desaprovechan estas ocasiones para mostrar y demostrar el compromiso con la sostenibilidad, han sido absolutamente convencionales en su gestión y en su comunicación. Desde luego, han merecido la pena, así que os dejo los enlaces para que podáis acceder a sus contenidos:

- Cumbre de Gestión Sostenible 2013: Transformación para el éxito.

Imagen de la Convocatoria para la Cumbre de Gestión Sostenible 2013

Organizado por AEC (Asociación Española para la Calidad) con la intervención de Aenor, Coca-Cola, Loewe, Fundación Aladina o Iberdrola, 3M… (imposible nombrar a todos)

Emprendimiento en España.

Convocatoria Emprendimiento en España

Organizado por APD (Asociación para el Progreso de la Dirección. La primera Asociación en su categoría capaz de reunir a los mejores, parecen tener siempre un comité de sabios a su disposición) junto con Ernst & Young (su mesa sobre los aspectos jurídicos fue verdaderamente práctica y útil) y la colaboración de CEAJE (La Confederación Española de Jóvenes Empresarios) En la que tuvimos ocasión de conocer experiencias en varios sectores y el papel de la Administración tanto en su espíritu como en la práctica.

- Desayuno Informativo con el Excmo. Sr. Don Javier Maroto, Alcalde de Vitoria-Gasteiz. “Vitoria-Gasteiz Capital Verde Europea”

Logotipo Vitoria Gasteiz Capital Verde 2012

Logotipo Vitoria Gasteiz Capital Verde 2012

Organizado por Executive Forum España con el patrocinio de FCC. Un desayuno en el que el Alcalde facilitó datos, sinergias y apoyos que han posibilitado la puesta en marcha de un proyecto, hoy realidad, que es un ejemplo y una referencia no sólo nacional sino internacional. Sus acciones no sólo tienen en cuenta la eficiencia energética sino también se implican en lo social y lo económico. “Economía y Ecología se convierten en muchas ocasiones en términos sinónimos”.

Alberto Gómez , Director de Ephymera Sostenibilidad, organización a la que he recurrido y nombrado en este blog en múltiples ocasiones por su profesionalidad, por su ganas de compartir y por la excelencia en sus trabajos, nos decía en un seminario impartido en Esode a otros profesionales del sector, que no se trataba de hacer eventos sostenibles sino de añadir sostenibilidad a lo que hacemos y comunicarlo, hacer prioritaria su visibilidad hasta convertirlo en natural. Por supuesto, estoy de acuerdo, trabajar antes en actitudes que en certificaciones porque, si subes los primeros peldaños con metas reales, planificación, estrategia e implicación para que el marketing que se desarrolla esté en sintonía con los valores de la empresa, el resto de la escalera será más fácil de subir y la aplicación de criterios sostenibles, hasta en las actividades de RR PP (las que hasta ahora parecen olvidadas), será rentable y beneficiosa no sólo para los grupos de interés directos sino para TODOS.

Cuando yo voy a un evento, por deformación profesional, no sólo tengo en cuenta lo que oigo (el contenido siempre ha sido el rey, ése no es un concepto de hoy, aunque lo hayan puesto ahora de moda)  sino por supuesto quién lo dice y cómo lo dice, dónde estamos, en qué tipo de sala, con qué aforo, con qué seguridad, con qué tecnología, cómo se ha convocado, cómo se registra, el uso de Apps, cómo se recibe, cuál es el protocolo para asistentes, ponentes y medios, cómo se decora, quiénes son los sponsor, qué visibilidad se les da, cómo se hacen los relevos de ponencias o mesas, cómo se hacen los breaks, cómo se modera, quién es responsable de catering y todo lo relativo a él: cantidades, contenido, servicio, presentación, menaje, disposición, recogida… porque el mejor catering mal dispuesto imposibilitará la inclusión de personas con dificultades de movilidad (y no me refiero exclusivamente a sillas de ruedas que es la imagen que a todo el mundo le viene a la mente cuando se utiliza este término como eufemismo, yo lo digo en sentido literal) o destruirá el mejor momento para networking que es uno de los objetivos imprescindibles en un acto de Relaciones Públicas (se hacen para eso, para promover conocimientos en torno a un mensaje y a una/s marcas a través de relaciones interpersonales) En fin, en la multitud de elementos que confluyen en un evento y que exigen un trabajo multidisciplinar, una mirada global que además de concebir el conjunto sepa añadir un guiño sostenible a cada paso, ya se refiera a la Sede, a los medios, a los equipos, a los materiales, al merchandising, a las comunicaciones, a los transportes, al catering, a todo lo que tenga que ver con los asistentes, con los proveedores y con la propia organización.

Queda mucho trabajo por hacer, pero acabamos de empezar cómo aquél que dice y, si no nos engañamos, en el momento en que Administraciones y grandes marcas reclamen profesionales para dar un empujón en este sentido, su efecto dominó hará que en los siguientes eventos a los que asistamos, percibamos un verdadero compromiso con la Sostenibilidad Medioambiental, Social y Económica.

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SOLIDARIDAD, RESPONSABILIDAD, PARO Y SOSTENIBILIDAD

Os deseamos una Feliz Navidad a todos porque más allá de simbolismos culturales o creencias religiosas es una época en la que generalmente se hace  balance de lo acaecido y se formulan estrategias para mejorar el año que viene. Renovarse, reinventarse, rehacerse y… REFLEXIONAR. Hay que mirar alrededor para ver lo bueno que se ha hecho y aprender de los demás. Eso es lo que queremos hacer en este post.

Con ese espíritu curioso que forma parte de nuestro ADN y situándonos en ese tiempo en el que se cierra casi el año, durante las últimas semanas he tenido ocasión de asistir a eventos relacionados más con la Responsabilidad Social (y luego, si acaso, también apellidados Corporativos) que los exclusivamente sostenibles. Sobre todo porque la situación actual nos ha hecho sensibles a una realidad dramática: el paro. En este momento la sostenibilidad no tiene sentido como valor ajeno a lo que sufren demasiados profesionales con carreras consolidadas o por iniciar. Sostenibilidad es proporcionar un desarrollo con valores y recursos que en primer lugar tienen que permitir vivir (hay que pagar la hipoteca o el alquiler, la comida, la formación…)

Campofrio ha lanzado una campaña publicitaria que no sé si provoca sonrisas y lágrimas en la misma proporción pero desde luego invita a pensar que llegados a este punto, hay que actuar.

Por ejemplo, volvamos a nuestro terreno: los eventos, tan insostenible es el uso de coches individuales en traslados que admiten un minibus para no parecer “pobretones”, como contratar sólo azafatas que ronden los 20 años y cuya preparación no tiene nada que ver con lo que se necesita porque los asistentes están a acostumbrados a esa imagen, y así se rechace a quien por experiencia, al echar un vistazo, tiene controlada la presidencia, la logistica, la recepción, la resolución de incidencias, el protocolo… pero ¡ay! superan los 40. En definitiva, todavía nos movemos por clichés que condicionan y por más que lo neguemos, sobre todo las grandes corporaciones, no incluyen los pequeños gestos que hablan de verdadera sostenibilidad social.

Por otro lado hay iniciativas extraordinarias que necesitan mayor eco. Por ejemplo, tuve la suerte de asistir a la entrega de premios de la III Edicición de Corresponsables a los que se presentaron un número considerable de candidaturas con grandes proyectos. Como es imposible reseñarlos todos os incluyo un link para que sepáis de ellos. Fue un acto fantástico en el que las acciones orientadas a la integración al mundo laboral tuvieron una valoración especial y sus diferentes categorías nos hablan de que TODOS quieren aportar su granito de arena.

Eventos pensados para ayudar a los que buscan un empleo y que durante este año se han asentado definitivamente por la inquebrantable voluntad de personas con nombre y apellido que quieren ser activos y están comprometidos con la situación actual son las ediciones de Café and Jobs, proporcionando entrevistas de 5 minutos a puestos reales que acerquen candidatos a empresas, y las Pink Slip Party, que siempre cuentan con una introducción de lujo en la que reconocidos expertos hablan de optimización de recursos, cosas que se pueden y deben hacer en esta fase o todo lo contrario, ayudas reales en procesos de búsqueda… lo cierto es que a los asistentes a estos eventos siempre se les proporciona una punto de vista diferente, lleno de fuerza y optimismo para que nunca se rindan.

Otro acto fundamental y distinto fue el que organizó la editorial Lid a propósito de la presentación del último libro de Philip Kotler “Lo bueno funciona” que reunió a grandes profesionales del mundo de la RSE en torno a acciones concretas de Marketing Social y, sinceramente,  lo que más gustó fue comprobar cómo la ética y el humanismo todavía tienen una oportunidad de desarrollo en las organizaciones y las escuelas de negocios bajo la premisa de que no son un lujo sino una condición indispensable para salir de la crisis. La calidad y posición de los participantes en esta convocatoria era tal que uno se convencía de que se pueden cambiar muchas cosas si hay un propósito real,  los que allí estaban tenían gran poder de decisión y peso en sus respectivos ámbitos.

Lo cierto es que son muchos los que trabajan con responsabilidad y desde un punto de vista solidario para que el paro sea la condición menos sostenible de la actualidad.

Lo dicho: Feliz Navidad y Próspero 2013

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